PDF/A e firma digitale

Prima il PDF/A, poi la firma

La firma digitale garantisce che il file non sia cambiato dopo la firma: è calcolata sui suoi byte. Convertire in PDF/A riscrive il file, quindi la conversione va fatta prima: si converte, si verifica, poi si firma il PDF/A. Vale per qualunque convertitore, non solo per il nostro: è il modo in cui funziona la firma.

PAdES o CAdES: cosa cambia

Le firme digitali italiane hanno due formati principali, entrambi standard europei:

• PAdES — la firma sta dentro il PDF. Il file resta un .pdf e si apre con qualunque lettore, che mostra anche il pannello delle firme. Un PDF/A firmato in PAdES resta PDF/A: lo standard PDF/A-2 prevede proprio questo tipo di firma.
• CAdES — la firma è una busta che racchiude il documento: il file diventa .pdf.p7m e per leggerlo serve un programma che apra la busta. Il PDF/A all'interno non viene toccato.

Per la Corte di Cassazione (Sezioni Unite, sentenza n. 10266 del 2018) i due formati sono equivalenti e validi anche nel processo, e dal 15 maggio 2023 le regole tecniche del processo tributario li citano espressamente entrambi.

Cosa chiedono tribunali e Agenzia delle Entrate

• Processo tributario telematico — gli atti vanno in PDF/A-1a o PDF/A-1b, senza elementi attivi, e firmati in CAdES o PAdES (regole tecniche del 4 agosto 2015, art. 10, come modificate nel 2023). Dal 15 maggio 2023 la firma non è più obbligatoria sugli allegati, ma resta obbligatoria sugli atti. Qui la firma va apposta sul PDF/A: vedi PDF/A per il processo tributario.
• Processo civile telematico — l'atto principale è un PDF (o PDF/A) nativo, firmato in PAdES-BES o CAdES-BES.
• Agenzia delle Entrate, registrazione dei contratti (RLI) — l'allegato deve essere PDF/A-1a, PDF/A-1b o TIFF, e non serve che sia firmato. Con la risposta n. 374 del 10 settembre 2019 l'Agenzia ha chiarito che un contratto firmato digitalmente in un formato non ammesso si allega «estraendone il contenuto in formato PDF/A», e che l'originale firmato va conservato perché può essere richiesto nei controlli. Vedi PDF/A per l'Agenzia delle Entrate.

Se il file è già firmato

Il convertitore riconosce i PDF firmati e si comporta così:

• Se il file è già PDF/A non lo converte: lo controlla sul tuo dispositivo e ti dice di usare l'originale, con la firma intatta. Se il controllo trova punti non conformi, sei tu a scegliere se tenerlo così o convertirlo comunque.
• Se non è PDF/A lo converte conservando testo e struttura, e toglie la firma, che la conversione renderebbe comunque non valida. Te lo scrive nell'esito.

Il PDF/A ottenuto da un file firmato non è firmato. Va bene per la registrazione dei contratti all'Agenzia delle Entrate, dove la firma sull'allegato non è richiesta. Per tribunali e processo tributario, invece, va firmato di nuovo da chi aveva firmato l'originale; se non è possibile, conviene chiedere al mittente il documento non firmato, oppure direttamente il PDF/A firmato.

PDF/A dentro un file .p7m

Un file .p7m è una busta firmata che contiene il documento. Se dentro c'è un PDF/A, resta un PDF/A: la busta non lo modifica. Per controllarlo, o per estrarre il PDF e convertirlo prima di farlo firmare di nuovo, puoi aprire la busta con p7m.io, che funziona anch'esso nel browser.

Domande frequenti